Office Manager

Functie

Onze klant zoekt een office manager. Binnen jouw takenpakket zal je ondersteuning bieden aan verschillende departementen, zoals:

• Facility
• Management
• HR
• Onthaal
• Procesoptimalisatie

Bedrijfsinformatie
Onze klant is onderdeel van een internationale sterke groep en is als Belgische producent van mortels en cementen een gevestigde waarde bij bouwprofessionals. Het bedrijf is op vandaag actief in 4 landen (BE-NL-DU-FR) en heeft verschillende vestigingen en fabrieken. Ondanks de grootte van dit bedrijf, vind je hier geen zware hiërarchische structuur terug. Het management wordt met de voornaam aangesproken en de communicatie is zeer open. Binnen de groep wordt heel sterk ingezet op wellbeing waarbij zowel fysiek als mentale gezondheid een belangrijk topic is.

Jouw profiel

Voor de vacature van office manager gaat onze klant op zoek naar:

• Iemand met minstens een A2-diploma en minstens een eerste relevante werkervaring
• Je bent communicatief en bent in staat om grenzen af te bakenen en prioriteiten te stellen
• Je hebt een pro-actieve benadering ten opzichte van jouw taken en de contacten die je hebt
• Je spreekt en schrijft zeer goed Nederlands en Engels, jouw Frans is toch van een degelijk niveau

• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Personeelsdossiers administratief opvolgen
  Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
  De leveringen controleren
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren

Aanbod

Wat biedt onze klant voor de vacature van office manager?

• Loon naar ervaring
• Maaltijdcheques van 8€ per gewerkte dag + ecocheques
• Hospitalisatie- en groepsverzekering
• Fruit en soep op het werk
• Opleidingen
• Je werkt in ene 40-uren week (12 ADV-dagen) - geven en nemen cultuur!
• Filevrije werkomgeving met moderne uitrusting in een splinternieuw gebouw dat met de beste materialen is aangekleed
• Thuiswerk is in deze functie iets minder van toepassing, maar kan uitzonderlijk uiteraard mogelijk zijn

Je komt terecht in een bedrijf dat fel inzet op sustainability en wellbeing

Solliciteren

SARA DESCHEEMAECKER
003292671090